Sekda Adi Arnawa Sosialisasikan E-Surat Bagi OPD di Badung
Ubah Mindset dari Konvensional menuju Digitalisasi
Kabupaten Badung terus berupaya untuk meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) sesuai dengan Perpres No 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, yang pada intinya bagaimana proses terjadinya pergeseran pola pikir dari konvensional menuju digitalisasi. Pemerintah Kabupaten Badung dalam melaksanakan tugas tugas pemerintahan selalu melakukan koordinasi antar perangkat daerah (PD) atau cross-cutting. Salah satunya E-Surat yang merupakan kerjasama antar PD dimana Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) sebagai pembangun sistem, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus) mengarahkan sistem sesuai dengan aturan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) sedangkan Bagian Organisasi menitikberatkan pada ketatanaskahan. Hal itu disampaikan Sekretaris Daerah Kabupaten Badung I Wayan Adi Arnawa saat memberikan sosialisasi Aplikasi E-Surat kepada OPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung bertempat di Ruang Kerta Gosana Puspem Badung, Selasa (5/1).
Lebih lanjut Sekda Adi Arnawa mengatakan E-Surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat secara digital/elektronik yang bisa berjalan pada platform IOS maupun Android, untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju.
Dengan diterapkannya E-Surat di Kabupaten Badung, Sekda Adi Arnawa mengharapkan ada efisiensi waktu dan penggunaan kertas (paperless) karena semua administrasi sudah by digital, dari konsep surat kemudian alur yang melewati jenjang struktural sebagai penanggung jawab sekaligus korektor/ persetujuan sampai surat tersebut ditandatangani secara elektronik oleh pimpinan. Disamping itu, aplikasi E-Surat akan menjadikan OPD bekerja lebih cepat dan mudah terutama dalam hal administrasi perkantoran, dimana pemerintah dituntut untuk terus mengikuti perkembangan teknologi di bidang informasi. Kemajuan Teknologi Informasi memungkinkan sebuah piranti aplikasi layanan masyarakat bisa berjalan secara digital tanpa menggunakan kertas dan sejenisnya, bahkan aplikasi E-Surat dapat diakses dengan mudah secara mobile (bergerak) melalui smartphone maupun tablet pc yang terkoneksi dengan jaringan internet. Pengembangan aplikasi E-Surat ini meliputi pengiriman (surat keluar) dan penerimaan (surat masuk) secara elektronik melalui jaringan internet baik intern maupun antar OPD secara cepat, tepat dan akurat. “Aplikasi E-Surat juga sudah bersifat mobile dimana saja user sudah bisa melakukan administrasi persuratan. Saat ini sedang dilakukan uji coba untuk membiasakan para user/pejabat menggunakan E-Surat tersebut. Memang tidak mudah merubah mindset dari konvensional ke digital namun seiring tuntutan pelayanan selalu prima dan dengan terjadinya musibah virus corona E-Surat ini menjadi pilihan wajib yang harus diterapkan. E-Surat tidak berdiri sendiri melainkan menjadi satu kesatuan dengan penandatangan elektronik, penomoran elektronik dan arsip digital. Sebagai langkah awal penerapan E-Surat Pemerintah Kabupaten Badung melalui Dinas Kominfo, Diskerpus dan Bagian Organisasi sudah melatih para operator di masing-masing OPD untuk dapat menggunakan E-Surat dan TTE serta mensosialisasikan di OPD nya masing masing,” jelasnya.
Sekda Adi Arnawa juga menyampaikan untuk saat ini Dinas Kominfo berusaha membangun sistem aplikasi E-Surat, yang diharapkan bisa diaplikasikan pada Februari 2021 dalam melakukan pengiriman dan penerimaan surat yang memberikan informasi tentang proses alur surat sehingga dapat meningkatkan efisiensi di segala aspek termasuk efisiensi tenaga, biaya, dan penghematan kertas. “Program paperless (pelayanan surat menyurat secara digital tanpa kertas) yang dicanangkan pemerintah benar-benar agar bisa diterapkan terutama di instansi pemerintah, sehingga mampu merubah paradigma masyarakat yang selama ini menganggap bahwa semua urusan yang terkait dengan administrasi maupun birokrasi memakan waktu yang lama. Namun dengan aplikasi E-Surat ini semua jadi mudah dan mampu menjawab semua permasalahan yang ada,” jelasnya.
